Published On: Wed, Feb 3rd, 2016

Lima Langkah untuk Menerapkan Keuangan Modern

Ditulis oleh Moon Woon, Vice President Applications, Oracle ASEAN

Semakin berkembangnya suatu perusahaan, sistem akuntingnya pun harus ikut ditingkatkan. Begitulah yang terjadi di perusahaan kelas menengah yang sedang berkembang. Sekarang ini semakin banyak perusahaan yang beralih menggunakan ERP Cloud – atau disebut juga perangkat lunak sebagai layanan (software-as-a-service) -untuk memodernisasikan sistem akunting dan menaruh fondasi untuk pertumbuhan di masa depan.

ERP Cloud menawarkan banyak keuntungan, antara lain pengalaman pengguna yang intuitif, fungsionalitas modern, serta kemampuan untuk melakukan bisnis di mana pun melalui perangkat mobile. ERP Cloud juga menguntungkan dari segi biaya dengan adanya licensing berbasis langganan. Perusahaan pun tidak perlu sepenuhnya bergantung pada bagian IT. Dengan semua fungsionalitas ini, perusahaan kelas menengah bisa mengurangi waktu penerapan dan mengambil keputusan dengan lebih cepat.

Namun sebelum menerapkan ERP Cloud, perusahaan perlu merencanakan hal ini dengan seksama agar hasilnya pun bisa berkelanjutan. Perusahaan harus mempertimbangkan cara memgirasi data dari sistem yang sudah ada ke ERP Cloud dan cara untuk memanfaatkan kemampuan modern yang ada di dalam aplikasi ERP Cloud.

Apa saja yang perlu dilakukan agar berhasil menerapkan ERP Cloud ini? Berikut adalah lima langkah untuk menerapkan sistem keuangan modern:

1. Membangun rencana

Untuk menerapkan ERP Cloud, perusahaan perlu memilih rekan yang akan mengembangkan timeline dan mendirikan satu tim berisi beberapa pegawai inti untuk menentukan tujuan. Tim ini juga yang akan merumuskan persyaratan, memetakan proses bisnis dan menimbang prioritas perusahaan secara seksama. Tim ini harus beranggotakan orang keuangan yang bisa memberikan saran mengenai aspek penting dalam mengkonfigurasi ERP Cloud, urusan compliance, alur kerja, dan pelaporan keuangan.

 

2. Desain ERP Cloud

Perusahaan juga perlu mempertimbangkkan bagaimana penerapan ERP Cloud bisa mendukung operasional perusahaan. Setelah rencana sudah dibangun, perusahaan akan tahu apa yang mereka butuhkan, baik sekarang maupun ke depannya. Mendapatkan rekan atau vendor dengan pengalaman yang kredibel bisa membantu perusahaan dalam mengatur proses yang akan mendukung bisnis. Kemudian mereka bisa menciptakan desain ERP Cloud yang tepat untuk perusahaan dengan lebih efisien.

 

3. Konversi data

Tiap perusahaan punya data yang perlu dimigrasikan ke ERP Cloud baru. Data ini mungkin ada di sistem akunting lama dan dalam format terstruktur, atau mungkin saja ada di spreadsheet yang sulit untuk dimigrasikan. Kemungkinan terburuknya, data ini mungkin masih berbentuk dokumen kertas, seperti bon pembelian atau invoice vendor, yang perlu dimigrasikan secara manual. Faktor utama untuk menentukan data mana yang harus dimigrasi berarti menilai apa saja yang penting untuk pelaporan dan compliance. Khususnya perusahaan publik atau yang berencana menjadi publik, mereka perlu data keuangan lama untuk melaporkan kinerja di periode sebelumnya.

 

4. Integrasi ERP Cloud

Menjadi perusahaan kelas menengah bukan berarti operasionalnya tidak begitu rumit. Perusahaan ini mungkin punya dua sistem, di cloud dan on-premise, yang menangani proses pelayanan pelanggan, seperti memastikan permintaan pelanggan itu diproses, dipenuhi, ditagihkan, dan dihitung. Perusahaan ini mungkin punya sistem procurement yang perlu digabungkan dengan invoice vendor sebagai akun pembayaran. Atau mungkin perusahaan itu punya sistem khusus yang mengatur interaksi dengan bank. Jika digabungkan, sistem-sistem ini membentuk tulang punggung perusahaan dan menghubungkan perusahaan dengan pelanggan, supplier, hingga rekan dagang lainnya. Sistem ini perlu diperhitungkan di rencana pengimplementasikan ERP Cloud.

 

5. Adopsi pengguna dan pelatihan

Yang terakhir ini sering terlewatkan, tapi sebenarnya penting untuk mempercepat pengimplementasikan: yaitu melatih calon pengguna untuk memanfaatkan seluruh kemampuan sistem. ERP Cloud modern dapat mempercepat waktu pengambilan keputusan dengan tampilan antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan, yang dapat membantu penggunanya agar lebih produktif. Pelatihan ini sangat diperlukan, terutama untuk bagian yang tugasnya lebih rumit.

ERP Cloud modern menawarkan banyak manfaat dibanding sistem on-premise model lama. Sistem ini bisa mempercepat waktu penerapan dan pengambilan keputusan pun bisa lebih cepat. Namun, perusahaan kelas menengah perlu merencanakannya dengan seksama dan mengatur penerapan tersebut agar bisa sepenuhnya bermanfaat untuk pertumbuhan perusahaan, baik saat ini maupun ke depannya nanti.

 

Profil penulis:

Moon Won, VP Apps ASEANMoon Won menjabat sebagai Vice President Applications untuk Oracle ASEAN. Ia bertanggung jawab untuk mengatur transformasi dan pertumbuhan lini bisnis applications di ASEAN untuk Oracle. Fokus Moon selama karirnya di bidang IT dan transformasi bisnis adalah memberikan kemampuan pada klien untuk mencapai tujuan bisnis, selagi menjaga keuntungan teknologi untuk persaingan. Moon terlibat secara langsung dengan pelanggan untuk memastikan keberhasilan bisnis. Moon bergabung dengan Oracl di tahun 1998 dan menduduki berbagai posisi dari konsultasi, penjualan, pengembangan bisnis di Asia Pasifik.